Mitarbeitergespräche
Deine Mitarbeitergespräche methodisch führen
In diesem Minikurs bekommst du einen Leitfaden um Mitarbeitergespräche professionell zu leiten.
Ein professionelles Mitarbeitergespräch lebt nicht von Autorität, Moral oder Vorwürfen, sondern von Struktur, Sachlichkeit und Wertschätzung. Führungskräfte sollten keine Machtposition ausspielen, sondern auf Augenhöhe kommunizieren, sich an Fakten, Vereinbarungen und den geltenden Rahmenbedingungen orientieren und moralische Bewertungen konsequent vermeiden.
Entscheidend ist, dass Gespräche nachvollziehbar und dokumentierbar geführt werden – denn Führung bedeutet nicht nur Weisungsbefugnis, sondern auch Fürsorgepflicht. Diese Fürsorgepflicht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch als Pflicht zur Rücksichtnahme im Arbeitsverhältnis verankert.
Wer Mitarbeitergespräche strukturiert vorbereitet, sachlich führt und respektvoll dokumentiert, zeigt Führungsreife und erfüllt zugleich seine fachlichen und menschlichen Verantwortlichkeiten.
Am Ende kannst du dir den Leitfaden als PDF herunterladen.
Leitfaden
Vorbereitung (inhaltlich & organisatorisch)
Inhaltliche Vorbereitung
- Letzte Ziele, Gesprächsnotizen und Leistungsdaten prüfen
- Relevante Unterlagen aus der Personalakte sichten
- Klären, ob besondere Schutzrechte bestehen
- Schwerbehinderung / Gleichstellung
- Schwangerschaft / Mutterschutz
- Betriebsratsmitgliedschaft
- Tarifliche / vertragliche Sonderregelungen
- Prüfen, ob der Betriebsrat zu beteiligen ist
- Gesprächsanlass und Ziel klar definieren
Organisatorische Vorbereitung
- Neutralen, ungestörten Raum reservieren
- Einladung per E‑Mail: Anlass, Ziel, Zeit, Ort, Bitte um Vorbereitung
- Eigene Notizen vorbereiten (Fakten, Beispiele, Fragen)
Gesprächssituation & Rahmen
Sitzposition & Raumgestaltung
- Nicht frontal-konfrontativ sitzen
- 90‑Grad‑Winkel oder leicht versetzt
- Gemeinsame Sichtachse (z. B. Richtung Fenster)
- Tisch als Arbeitsfläche, nicht als Barriere
- Ruhiger, neutraler Raum ohne Störungen
Atmosphäre
- Getränk anbieten
- Kurzer, wertschätzender Einstieg
- Mitarbeiter ankommen lassen
Umgang mit Aufregung
- Tempo reduzieren, Pausen zulassen
- Ruhige Körpersprache
- Bei starker Anspannung kurze Pause anbieten
Gesprächsführung
Einstieg
- Begrüßung, Dank, Ablauf erklären
- Gesprächsziel klar benennen und Vertraulichkeit betonen
Sichtweise des Mitarbeiters
- Mitarbeiter zuerst sprechen lassen, nicht unterbrechen
- Verständnisfragen stellen
- Notizen machen
Hinweis: ZDF‑Methode nutzen
Zur Versachlichung und zur Auflösung emotionaler Blockaden kann die ZDF‑Methode (Zahlen–Daten–Fakten) eingesetzt werden. Durch gezielte Konkretisierungsfragen („Woran genau machst du das fest?“, „Wie oft ist das vorgekommen?“, „Was war der konkrete Ablauf?“) wird das Gespräch auf nachvollziehbare Fakten gelenkt und der Mitarbeiter aus der Emotion in die Sachlichkeit begleitet.
Eigene Sichtweise
- Auf Fakten, Ziele, Vereinbarungen, Verträge, Gesetze beziehen
- Keine moralischen Bewertungen
- Konkretes Verhalten + Wirkung beschreiben
- Erwartungen klar formulieren
Gemeinsame Klärung
- Unterschiede in den Sichtweisen herausarbeiten
- Ursachen gemeinsam analysieren und Lösungen entwickeln
- Unterstützungsmöglichkeiten anbieten
Dokumentation
Organisatorische Vorbereitung
- Stichpunkte zu Fakten und Aussagen
- Keine Wertungen oder Emotionen dokumentieren
Nach dem Gespräch
- Gesprächsdokumentation erstellen:
- Anlass
- Sichtweisen
- Vereinbarte Ziele
- Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Fristen
- Dokumentation mit Mitarbeiter abstimmen
Zielvereinbarung
SMART-Kriterien
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Follow-up
- Kontrolltermin festlegen
- Zwischenfeedback ermöglichen
- Unterstützungsbedarf prüfen
Abschluss
- Ergebnisse zusammenfassen
- Vereinbarungen schriftlich festhalten
- Wertschätzender Abschluss
- Nächste Schritte und Termine bestätigen
Reflexion der Führungskraft
- Sachlich, klar und wertschätzend kommuniziert
- Fakten statt Bewertungen genutzt
- Erkenntnisse für zukünftige Gespräche
- Notwendige Maßnahmen
- Unterstützungsbedarf des Mitarbeiters
Was bei Mitarbeitergesprächen oft vergessen wird
„Führungskräfte müssen Mitarbeitergespräche sachlich, strukturiert und wertschätzend führen, weil sie neben ihrer Weisungsbefugnis auch eine gesetzlich verankerte Fürsorge und Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 und § 618 BGB tragen, die jede Form von Machtmissbrauch, moralischer Bewertung oder unnötiger Belastung ausschließt.“
Leitfaden downloaden
Diesen Leitfaden kannst du als Checkliste für die Mitarbeitergespräche nutzen.
Er bringt nicht nur Sicherheit, sondern auch Erfolg, - also es lohnt sich!
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