Mitarbeitergespräche

Viele Gespräche scheitern, weil wir unbewusst mit Moral oder Druck arbeiten. Dabei entsteht echte Wirkung erst dann, wenn du strukturiert und auf Augenhöhe führst. Wie das gelingt, zeige ich dir hier.

Ein professionelles Mitarbeitergespräch lebt nicht von Autorität, Moral oder Vorwürfen, sondern von Struktur, Sachlichkeit und Wertschätzung. Führungskräfte sollten keine Machtposition ausspielen, sondern auf Augenhöhe kommunizieren, sich an Fakten, Vereinbarungen und den geltenden Rahmenbedingungen orientieren und moralische Bewertungen konsequent vermeiden.

Entscheidend ist, dass Gespräche nachvollziehbar und dokumentierbar geführt werden – denn Führung bedeutet nicht nur Weisungsbefugnis, sondern auch Fürsorgepflicht. Diese Fürsorgepflicht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch als Pflicht zur Rücksichtnahme im Arbeitsverhältnis verankert.

Wer Mitarbeitergespräche strukturiert vorbereitet, sachlich führt und respektvoll dokumentiert, zeigt Führungsreife und erfüllt zugleich seine fachlichen und menschlichen Verantwortlichkeiten.

Der folgende Leitfaden unterstützt dich dabei.

1. Vorbereitung (inhaltlich & organisatorisch)

Inhaltliche Vorbereitung

• Letzte Ziele, Gesprächsnotizen und Leistungsdaten prüfen
• Relevante Unterlagen aus der Personalakte sichten
• Klären, ob besondere Schutzrechte bestehen
  • Schwerbehinderung / Gleichstellung
  • Schwangerschaft / Mutterschutz
  • Betriebsratsmitgliedschaft
  • Tarifliche / vertragliche Sonderregelungen
• Prüfen, ob der Betriebsrat zu beteiligen ist
• Gesprächsanlass und Ziel klar definieren

Organisatorische Vorbereitung

• Neutralen, ungestörten Raum reservieren
• Einladung per E‑Mail: Anlass, Ziel, Zeit, Ort, Bitte um Vorbereitung
• Eigene Notizen vorbereiten (Fakten, Beispiele, Fragen)

2. Gesprächssituation & Rahmen

Sitzposition & Raumgestaltung

• Nicht frontal-konfrontativ sitzen
• 90‑Grad‑Winkel oder leicht versetzt
• Gemeinsame Sichtachse (z. B. Richtung Fenster)
• Tisch als Arbeitsfläche, nicht als Barriere
• Ruhiger, neutraler Raum ohne Störungen

Atmosphäre

• Getränk anbieten
• Kurzer, wertschätzender Einstieg
• Mitarbeiter ankommen lassen

Umgang mit Aufregung

• Tempo reduzieren, Pausen zulassen
• Ruhige Körpersprache
• Bei starker Anspannung kurze Pause anbieten

3. Gesprächsführung

Einstieg

• Begrüßung, Dank, Ablauf erklären
• Gesprächsziel klar benennen und Vertraulichkeit betonen

Sichtweise des Mitarbeiters

• Mitarbeiter zuerst sprechen lassen, nicht unterbrechen
• Verständnisfragen stellen
• Notizen machen

Hinweis: ZDF‑Methode nutzen

Zur Versachlichung und zur Auflösung emotionaler Blockaden kann die ZDF‑Methode (Zahlen–Daten–Fakten) eingesetzt werden. Durch gezielte Konkretisierungsfragen („Woran genau machst du das fest?“, „Wie oft ist das vorgekommen?“, „Was war der konkrete Ablauf?“) wird das Gespräch auf nachvollziehbare Fakten gelenkt und der Mitarbeiter aus der Emotion in die Sachlichkeit begleitet.

Eigene Sichtweise

• Auf Fakten, Ziele, Vereinbarungen, Verträge, Gesetze beziehen
• Keine moralischen Bewertungen
• Konkretes Verhalten + Wirkung beschreiben
• Erwartungen klar formulieren

Gemeinsame Klärung

• Unterschiede in den Sichtweisen herausarbeiten
• Ursachen gemeinsam analysieren und Lösungen entwickeln
• Unterstützungsmöglichkeiten anbieten

4. Dokumentation

Organisatorische Vorbereitung

• Stichpunkte zu Fakten und Aussagen
• Keine Wertungen oder Emotionen dokumentieren

Nach dem Gespräch

• Gesprächsdokumentation erstellen:
  • Anlass
  • Sichtweisen
  • Vereinbarte Ziele
  • Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Fristen
• Dokumentation mit Mitarbeiter abstimmen

5. Zielvereinbarung (SMART)

SMART-Kriterien

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Follow-up

• Kontrolltermin festlegen
• Zwischenfeedback ermöglichen
• Unterstützungsbedarf prüfen

6. Abschluss

• Ergebnisse zusammenfassen
• Vereinbarungen schriftlich festhalten
• Wertschätzender Abschluss
• Nächste Schritte und Termine bestätigen

7. Reflexion der Führungskraft

• Sachlich, klar und wertschätzend kommuniziert
• Fakten statt Bewertungen genutzt
• Erkenntnisse für zukünftige Gespräche
• Notwendige Maßnahmen
• Unterstützungsbedarf des Mitarbeiters

Diesen Leitfaden könntest du als Checkliste für die Mitarbeitergespräche nutzen. Er bringt nicht nur Sicherheit, sondern auch Erfolg, - also es lohnt sich!

Was bei Mitarbeitergesprächen oft vergessen wird

„Führungskräfte müssen Mitarbeitergespräche sachlich, strukturiert und wertschätzend führen, weil sie neben ihrer Weisungsbefugnis auch eine gesetzlich verankerte Fürsorge und Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 und § 618 BGB tragen, die jede Form von Machtmissbrauch, moralischer Bewertung oder unnötiger Belastung ausschließt.“

Ich unterstütze dich in deiner Rolle als Führungskraft gerne bei der Reflexion und Übung, oder dich als Bewerber und zukünftige Führungskraft zur Vorbereitung auf Rollenspielen in den Vorstellungsgesprächen.

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Heike Schweitzer